In principe moeten uw familieleden hun aanvraag indienen bij de ambassade of het consulaat van België die bevoegd zijn voor zijn/haar woonplaats of verblijfplaats in het buitenland. Behalve in uitzonderlijke gevallen, moeten zij zich persoonlijk aanbieden en mondeling de reden en context van hun aanvraag toelichten. Wanneer ze al in België zijn, kunnen ze hun aanvraag enkel uitzonderlijk bij de gemeente van hun woonplaats indienen.

Wanneer er geen ambassade of consulaat aanwezig is in het land waar zij verblijven, moeten ze zich wenden tot de bevoegde Belgische diplomatieke post voor dat land (www.diplomatie.belgium.be).

Indien u het statuut heeft van erkend vluchteling of van subsidiair beschermde in België, mogen uw gezinsleden hun visumaanvraag indienen op eender welke diplomatieke post die een bevoegdheid heeft inzake visa lang verblijf. Dit geldt voor alle nationaliteiten, uitgezonderd de Somaliërs. Zij dienen vanaf 1 januari 2019 hun aanvraag in bij de diplomatieke post in Nairobi. De indiening kan zowel voor de gewone gezinsherenigingsaanvraag, als voor de aanvraag humanitair visum. 

In de meeste gevallen gebeurt de in ontvangstname van de aanvraag door externe dienstverleners zoals VFS en TLS.

Vervolgens wordt uw aanvraag doorgestuurd naar de Dienst Vreemdelingenzaken in België.

Ieder lid van uw familie moet aan de ambassade volgende documenten voorleggen:

• Een geldig reisdocument (nationaal paspoort of gelijkwaardig)
• Het visumaanvraagformulier (behoorlijk ingevuld en ondertekend) en recente identiteitsfoto’s 
• De geboorteakte
• Voor uw echtgenoot/echtgenote
• Voor uw geregistreerde partner
• Voor uw minderjarige kinderen of die van uw echtgenoot of partner
• Voor uw meerderjarige gehandicapte kinderen
• Een kopie van uw verblijfsdocument in België, een kopie van uw vluchtelingenattest en van de beslissing tot erkenning van de vluchtelingenstatus of toekenning van de subsidiaire beschermingsstatus
• Een medisch attest van minder dan zes maanden oud, opgemaakt door een arts aangesteld door de ambassade of het consulaat van België
• Een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document, indien uw familielid ouder bent dan 18 jaar

Een geldig reisdocument (nationaal paspoort of gelijkwaardig) 

Als een persoon niet in staat is om een paspoort te verkrijgen (bijv. omdat hij zich niet in zijn land van herkomst bevindt en niet bij zijn ambassade in het land van verblijf terecht kan), kan de Belgische overheid in sommige gevallen, bij wijze van uitzondering, een «laissez-passer» uitreiken. Een «laissez-passer» is een tijdelijk reisdocument waarmee uw familielid naar België zal kunnen reizen. Zuiver materiële redenen (zoals de kostprijs van het document, de af te leggen afstand om het te verkrijgen, enz.) behoren niet tot deze uitzonderlijke factoren.

In sommige gevallen kunnen familieleden die erkend werden als vluchteling in een derde land, een reisdocument voor vluchtelingen ontvangen (Verdrag 1951)

Het visumaanvraagformulier (behoorlijk ingevuld en ondertekend) en recente identiteitsfoto’s

Meestal moeten de visumformulieren online worden ingevuld via Visa On Web (zie website bevoegde ambassades en externe dienstverleners).

Op het moment van de aanvraag in de ambassade of externe dienstverlening de visum “handling fee”. Dit is de kost die zij toepast voor elke aanvraag van een visum voor gezinshereniging en bedraagt het equivalent, in plaatselijke munt, van 180 euro per persoon. Hier wordt soms de kost van de legalisatie nog bijgelteld. Deze kost mag niet verward worden met de administratieve bijdrage (tarief 1 september 2019: 358 euro) die sinds 2 maart 2015 betaald moet worden voor de behandeling van bepaalde visumaanvragen lang verblijf (D) door de Dienst Vreemdelingenzaken. (Bij arresten nr. 245.403 en nr. 245.404 van 11 september 2019 vernietigde de Raad van State de KB's van 16 februari 2015 en 14 februari 2017 over de administratieve bijdrage. DVZ vraagt nog steeds de betaling van de administratieve bijdrage. Het is wel mogelijk om onterecht betaalde bijdragen terug te vorderen.) 

Indien u het statuut heeft van erkend vluchteling of van subsidiair beschermde in België, dan zijn uw gezinsleden die een aanvraag op basis van artikel 10 van de vreemdelingenwet indienen vrijgesteld van deze laatste administratieve bijdrage. Uw gezinsleden moeten dan het bewijs van uw bijzonder statuut voorleggen aan de ambassade of externe dienstverlener. Deze vrijstelling geldt echter niet voor aanvragen op basis van artikel 9 van de vreemdelingenwet (humanitair visum), tenzij voor minderjarige aanvragers (zoals de minderjarige broers en zussen van de NBMV), aangezien zij altijd vrijgesteld zijn van deze bijdrage.

De geboorteakte 

De geboorteakte dient om de familieband met uw kinderen of met uw ouders aan te tonen.

Het gebeurt vaak dat gevluchte familieleden onmogelijk een geboorteakte kunnen voorleggen of dat de Belgische overheid het document niet erkent. De Dienst Vreemdelingenzaken zal dan meestal een DNA-test voorstellen.

Voor uw echtgenoot/echtgenote

De huwelijksakte.

Voor uw geregistreerde partner

Het contract van het wettelijk geregistreerd partnerschap en een maximum aan bewijzen die aan- tonen dat de relatie duurzaam en stabiel is. Bijv. via reistickets, foto's en elektronische berichten

Voor uw minderjarige kinderen of die van uw echtgenoot of partner

Voor uw gemeenschappelijke of niet-gemeenschappelijke kinderen: een attest van ongehuwdheid indien het kind volgens de nationale wetgeving van het herkomstland de huwbare leeftijd heeft bereikt.

Voor uw niet-gemeenschappelijke kinderen, afhankelijk van het individuele geval:

1. De toestemming van de persoon die in het buitenland samen het recht van bewaring uitoefent, dat het kind zich bij de ouder in België mag komen vestigen.
2. Het vonnis dat de ouder in België het exclusief recht van bewaring toekent.
3. De overlijdensakte van de andere ouder in het buitenland.
4. Eventueel de echtscheidingsakte van de ouder in België en de andere ouder in het buitenland.

Voor uw meerderjarige gehandicapte kinderen 

Een medisch attest opgemaakt door een arts erkend door de ambassade of het consulaat van België dat aantoont dat uw familielid niet lijdt aan een ziekte die de volksgezondheid van België zou kunnen bedreigen.

Een kopie van uw verblijfsdocument in België, een kopie van uw vluchtelingenattest en van de beslissing tot erkenning van de vluchtelingenstatus of toekenning van de subsidiaire beschermingsstatus

Een medisch attest van minder dan zes maanden oud, opgemaakt door een arts erkend door de ambassade of het consulaat van België

Dit attest moet bewijzen dat uw familielid niet lijdt aan een ziekte die een gevaar voor de volksgezondheid van België zou kunnen opleveren.

Een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document, indien uw familielid ouder is dan 18 jaar

De hierboven opgesomde documenten zijn de basisdocumenten die u in elk geval moet voorleggen. De Belgische overheid kan nog andere documenten opvragen. Alle originele documenten worden bijgehouden tijdens de duur van de behandeling van de aanvraag. Het reisdocument kan op verzoek van uw familielid en na controle op echtheid wel teruggegeven worden. Na afloop van de procedure worden alle documenten teruggegeven aan uw familieleden. Alleen een kopie van de documenten wordt in het archief van de diplo- matieke post bewaard.

Naast deze basisdocumenten zal u ook de bewijzen van voldoende huisvesting, ziekteverzekering en voldoende, stabiele en regelmatige bestaansmiddelen moeten voorleggen wanneer de wet dit vereist.

Het visumaanvraagformulier en de standaardformulieren voor medische en ziekteverzekeringsattesten kan men in het Frans, Nederlands en Engels downloaden op de website van de Dienst Vreemdelingenzaken. Men kan ze ook bij de ambassade verkrijgen. 

Indien het om een document met veranderlijke feiten gaat (uittreksel strafregister, attest ongehuwdheid,...) dan moet het document in principe zo recent mogelijk zijn en niet ouder dan 6 maanden voor de indiening. Voor documenten met onveranderlijke feiten (bijv. geboorteakte), is dit minder van belang.

Als een persoon niet in staat is om een bepaald document voor te leggen, en hier een gegronde reden voor bestaat, kan een dossier door de ambassade in zijn onvolledige staat naar de Dienst Vreemdelingenzaken worden verstuurd. Dit moet dan aangekaart worden bij de bevoegde diplomatieke post (of via infovisa@diplobel.fed.be).

De buitenlandse authentieke documenten, voorgelegd in het kader van uw aanvraag tot gezinshereniging (authentieke akten of rechterlijke beslissingen), moeten normaal gezien worden gelegaliseerd door zowel de buitenlandse overheid die het document opmaakte als door de Belgische overheid (ambassade of consulaat), tenzij de vereenvoudigde "apostille" procedure wordt toegepast. De legalisatie gebeurt vóór de erkenning van de documenten, op grond van artikel 30 van het Wetboek Internationaal Privaatrecht. Dat stelt dat alle officiële originele documenten, gecertificeerde kopieën, uittreksels en vonnissen die de familiebanden of het recht van bewaring, de echtscheiding of de ongehuwdheid aantonen, moeten gelegaliseerd worden. Ook het uittreksel uit het strafregister dient gelegaliseerd te worden. Een ouderlijke toestemming of medisch attest dient geen legalisatie van de Belgische posten te bevatten.

De kostprijs voor legalisatie varieert van land tot land en dient door u betaald te worden. (Het koninklijk besluit van 26 december 2015 tot wijziging van de tarieven gevoegd bij de wet van 21 december 2013 houdende het Consulair Wetboek bepaalt dat de prijs voor legalisatie door de Belgische autoriteiten 10 euro is. In praktijk wordt er echter 20 euro gevraagd per gelegaliseerd document.)

Bepaalde internationale verdragen voorzien ook een vrijstelling van legalisatie. Om na te gaan of een document gelegaliseerd moet worden of van een apostille moet voorzien worden, consulteer de zoekcriteria op de website van Buitenlandse Zaken. 

De legalisatie moet in principe zo recent mogelijk zijn en niet ouder dan 6 maanden voor de indiening van de aanvraag.

U hoeft de legalisatie niet in persoon aan te vragen. De stukken kunnen ook bij de bevoegde autoriteit worden aangeboden door een familielid, een advocaat, een vriend, enzovoort.

Indien het niet mogelijk is om uw documenten te legaliseren, moet u hiervoor een gegronde reden hebben en deze meedelen met de diplomatieke post en de DVZ.

De legalisatie heeft tot doel de echtheid van de handtekening en de hoedanigheid van de persoon die het document verstrekt te waarborgen. Zij garandeert echter niet de betrouwbaarheid van de inhoud van het document. De legaliserende ambtenaar kan wel een inhoudelijk gebrek vaststellen door opmerkingen te vermelden. Het controleren van de inhoud van de documenten gebeurt via de erkenningsprocedure tijdens de behandeling van het dossier gezinshereniging.

Buitenlandse authentieke documenten opgesteld in een andere taal dan het Duits, Engels, Frans of Nederlands, moeten bovendien vertaald worden door een beëdigd vertaler. De beëdigde vertaling moet bij het dossier worden gevoegd. Ook de kostprijs voor vertaling varieert van land tot land en dient door u betaald te worden. 

Behoorlijke huisvesting

Tenzij u vrijgesteld bent van deze voorwaarde, moet u bewijzen dat u over "behoorlijke huisvesting" beschikt om uw familieleden die u in België wensen te vervoegen, onderdak te kunnen verlenen (artikel 10 § 2, lid 2 van de vreemdelingenwet). 

De huisvesting moet voldoen aan de voorwaarden die gesteld worden aan een onroerend goed dat wordt verhuurd als hoofdverblijfplaats» op het gebied van veiligheid, gezondheid en bewoonbaarheid.

De behoorlijke huisvesting kan worden bewezen door een geregistreerd huurcontract of een eigendomstitel van de woning voor te leggen. Echter, wanneer de woning onbewoonbaar verklaard werd, de woonst niet als hoofdverblijfplaats bestemd wordt, of het huurcontract vermeldt uitdrukkelijk dat de woning niet geschikt is voor het aantal personen dat u naar België wenst te laten komen, zullen deze documenten niet worden aanvaard als bewijs van voldoende huisvesting. 

Ziekteverzekering

Tenzij u vrijgesteld bent van deze voorwaarde (zie boven), moet u bewijzen dat u beschikt over een ziektekostenverzekering die de medische risico’s in België dekt voor uzelf en de familieleden die u in België komen vervoegen. (artikel 10 § 2, lid 2 van de vreemdelingenwet). Dit bewijs moet als volgt in het dossier worden aangebracht:

• ofwel een attest van de mutualiteit (ziekenfonds) waarbij u bent aangesloten dat bevestigt dat uw familieleden zich vanaf hun aankomst op het Belgisch grondgebied zullen kunnen aansluiten.
• ofwel een bewijs van privéziekteverzekering dat bevestigt dat uzelf en uw familie voor risico’s in België gedekt zijn (minimale duur: 3 maanden - minimale dekking: 30.000 €). U hoeft deze privéziekteverzekering niet te betalen voor u de beslissing tot toekenning van een visum heeft ontvangen.

Toereikende, stabiele en regelmatige bestaansmiddelen 

Tenzij u vrijgesteld bent van deze voorwaarde, moet u bewijzen dat u beschikt over toereikende, stabiele en regelmatige bestaansmiddelen om uzelf en uw gezinsleden te onderhouden en niet ten laste te vallen van de openbare overheden (artikel 10 § 2, lid 3 en 4 van de vreemdelingenwet).

Deze bestaansmiddelen moeten tenminste gelijk zijn aan 120 % van het leefloon (artikel 10 § 5, lid 1 van de vreemdelingenwet). Op 1 september 2019 bedraagt dit 1.505,784 euro netto per maand.

Aanvullende bijstand (leefloon, aanvullende gezinsbijslag), financiële maatschappelijke dienstverlening, gezinsbijslag, inschakelingsuitkering en overbruggingsuitkering worden niet in aanmerking genomen. Werkloosheidsuitkering wordt enkel in aanmerking genomen voor zover u kunt aantonen dat u actief werk zoekt. (artikel 10 § 5, lid 2 van de vreemdelingenwet).

Wanneer u niet voldoet aan de voorwaarde van bestaansmiddelen, kan de Dienst Vreemdelingenzaken uw aanvraag niet automatisch weigeren. De Dienst Vreemdelingenzaken zal op individuele basis en naargelang de behoeften van de familie moeten bepalen welke bestaansmiddelen nodig zijn om niet ten laste van de openbare overheden te vallen. Daarom is het aangeraden om alle nuttige informatie en documenten in verband met de financiële middelen en behoeften van uw familie (zoals uw maandelijkse uitgaven) ter beschikking te stellen van de Dienst Vreemdelingenzaken (artikel 12bis § 2, lid 4 van de vreemdelingenwet).

Naast de algemene vrijstelling is de voorwaarde van toereikende, stabiele en regelmatige bestaansmiddelen nooit van toepassing wanneer de begunstigde van internationale bescherming zich enkel laat vervoegen door zijn minderjarige kinderen of de minderjarige kinderen van de echtgenoot/echtgenote (artikel 10 § 2, lid 3 van de vreemdelingenwet). (dus ook niet bij een indiening van de aanvraag na het jaar na de toekenning van internationale bescherming)