En principe, les membres de votre famille qui souhaitent vous rejoindre en Belgique doivent introduire leur demande auprès de l’ambassade ou du consulat belge du lieu de leur domicile ou résidence habituelle. S’ils se trouvent déjà en Belgique, ils ne peuvent que dans des cas exceptionnels introduire leur demande à la commune de leur lieu de résidence.

S’il n’existe pas d’ambassade ou de consulat belge dans le pays où ils résident, ils doivent s’adresser au poste diplomatique belge compétent pour le pays en question (www.diplomatie.belgium.be).

Si vous avez reçu le statut de réfugié reconnu ou de protection subsidiaire en Belgique, les membres de votre famille peuvent soumettre leur demande de visa à tout poste diplomatique compétent en matière de visa long séjour. Cela vaut pour toutes les nationalités, à l'exception des Somaliens, aussi bien pour la demande de regroupement familial normale que pour la demande de visa humanitaire. Depuis le 1er janvier 2019, tous les Somaliens doivent introduire leur demande au poste diplomatique de Nairobi.

Dans certains cas, le traitement de votre demande peut se faire par un prestataire de services externes comme VFS et TLS.

La demande sera ensuite transmise au Service des visas de l’Office des étrangers, en Belgique.

Chaque membre de votre famille devra fournir les documents suivants à l’ambassade :

• Un document de voyage valable (passeport national ou équivalent)
• Le formulaire de demande de visa (correctement rempli et signé) et des photos d’identité récentes et ressemblantes
• L’acte de naissance
• Pour votre conjoint: l'acte de marriage
• Pour votre partenaire enregistré
• Pour les enfants mineurs ou ceux de votre conjoint ou partenaire
• Pour les enfants majeurs handicapés
• Une copie de votre titre de séjour en Belgique et une copie de votre attestation de réfugié c'est-à-dire la décision vous reconnaissant la statut de réfugié ou vous octroyant la protection subsidiaire
• Un certificat médical ne datant pas de plus de 6 mois, à obtenir auprès du médecin reconnue ou accrédité par l’ambassade ou le consulat belge
• Un extrait de casier judiciaire ou un document équivalent, si le membre de votre famille est agé plus de 18 ans

Un document de voyage valable (passeport national ou équivalent)

Si une personne est dans l’impossibilité de se procurer un passeport (notamment parce qu’elle ne se trouve pas dans son pays d’origine ou elle ne peut pas se rendre à son ambassade dans le pays de résidence), les autorités belges peuvent dans certains cas, exceptionnellement, lui délivrer un « laissez-passer ». Le « laissez-passer » est un document de voyage temporaire qui permettra au membre de votre famille de voyager jusqu’en Belgique. Des éléments purement matériels (prix du document, distance à parcourir pour l’obtenir, etc.) ne sont toutefois pas considérés comme des facteurs d’impossibilité.

Dans certains cas, les membres de la famille qui ont été reconnus réfugiés dans un pays tiers peuvent avoir reçu un document de voyage pour réfugié (Convention de 1951)

Le formulaire de demande de visa (correctement rempli et signé) et des photos d’identité récentes et ressemblantes

Dans la plupart des cas, le formulaire de demande de visa doit être rempli en ligne via Visa On Web (voir le site web pour les ambassades et prestataires de services compétents)

Au moment de l’introduction de la demande, l’ambassade ou le prestataire de services externes perçoit les frais de traitement du visa. C’est le coût que l’ambassade applique pour traiter toute demande de visa dans le cadre d’un regroupement familial. Ce coût s’élève à l’équivalent en monnaie locale de 180 € par personne  auquel peuvent encore s'ajouter les frais de légalisations ; coût qui ne doit pas se confondre avec la redevance administrative (tarif au 1er septembre 2019 : 358 euro) depuis le 2 mars 2015, pour le traitement de certains visas long séjour (D) par l’Office des étrangers. Si vous avez reçu le statut de réfugié reconnu ou de protection subsidiaire en Belgique, les membres de votre famille qui introduisent une demande au sens de l’article 10 de la loi sur les étrangers sont exemptés de ces derniers frais administratifs. Ceux-ci doivent alors présenter un preuve de votre statut lors de la demande de visa auprès de l'embassade ou du prestataire de services externes. Cette exonération ne s’applique pas aux demandes en vertu de l’article 9 de la loi sur les étrangers (visa humanitaire), sauf pour les candidats mineurs (comme les frères et soeurs mineurs d'un MENA), car ils sont toujours exemptés.

L’acte de naissance

L'acte de naissance démontre les liens familiaux avec vos enfants ou vos parents. Il arrive fréquemment que les personnes réfugiées soient dans l’impossibilité de présenter un acte de naissance ou que celui-ci soit refusé par les autorités belges. Dans ce cas, l’Office des étrangers demandera souvent qu’un test ADN soit effectué.

Pour votre conjoint: l'acte de marriage

L'acte de marriage.

Pour votre partenaire enregistré

L’acte de partenariat enregistré et un maximum de preuves attestant que la relation est durable et stable
. (par example des billets d'avion, photos et e-mails).

Pour les enfants mineurs ou ceux de votre conjoit ou partenaire

Pour vos enfants communs ou non communs : un certificat de célibat si l'enfant a atteint l'âge du mariage conformément à la législation nationale du pays d'origine.

Pour vos enfants non communs, en fonction du cas individuel :

1. L'accord de la personne qui exerce la garde de l'enfant au pays d'origine, autorisant ce dernier à venir s'établir avec l'autre parent en Belgique.
2. Le jugement qui donne la garde exclusive au parent en Belgique.
3. L'acte de décès de l'autre parent au pays d'origine.
4. Éventuellement l'acte de divorce du parent en Belgique et de l'autre parent au pays d'origine.

Pour les enfants majeurs handicapés

Un certificat médical rédigé par un médecin reconnu ou accrédité par l’ambassade ou le consulat de Belgique qui indique que le membre de votre famille ne souffre pas d'une maladie grave susceptible de constituer un danger pour la santé publique en Belgique.

Une copie de votre titre de séjour en Belgique et une copie de  votre attestation de réfugié c'est-à-dire la décision vous reconnaissant le statut de réfugié ou vous octroyant la protection subsidiaire

Un certificat médical ne datant pas de plus de 6 mois, à obtenir auprès du médecin reconnue ou accrédité par l’ambassade ou le consulat belge

Ce certificat doit prouver que votre membre de famille ne souffre pas d’une maladie susceptible de constituer un danger pour la santé publique en Belgique.

Un extrait de casier judiciaire ou un document équivalent, si le membre de votre famille est agé de plus de 18 ans 

Les documents mentionnés ci-dessus ne constituent que les documents de base à déposer dans tous les cas. D’autres documents peuvent être exigés par les autorités belges.  Tous les documents originaux sont conservés par les autorités pendant la durée de traitement de la demande de visa. Le document de voyage peut être renvoyé à la demande du membre de votre famille et après vérification de son authenticité. À l'issue de la procédure, tous les documents seront rendus aux membres de votre famille. Seule une photocopie des documents est conservée dans les archives du poste diplomatique.

A ces documents de base, il devra en outre être apporté la preuve d’un logement suffisant, d’une assurance maladie et de moyens de subsistance stables, réguliers et suffisants lorsque la loi le prévoit.

Le formulaire de demande de visa, ainsi que les formulaires types d’attestations médicales et de mutuelle peuvent être téléchargés en français, néerlandais et anglais sur le site de l’Office des étrangers. Ils peuvent également être demandés à l’ambassade.

S'il s'agit d'un document comportant des faits variables (casier judiciaire, certificat de célibat, etc.), il doit en principe être aussi récent que possible et ne pas être daté de plus de six mois. C'est moins important pour les documents contenant des faits immuables (par exemple un acte de naissance).

Si une personne est dans l’incapacié de pésenter un certain document et ce, pour des raisons valables, l’ambassade peut néanmoins transmettre le dossier, dans son état incomplet, à l’Office des étrangers en Belgique.  Cette question doit ensuite être soulevée auprès du poste diplomatique compétent (ou via infovisa@diplobel.fed.be) 

Tous les documents of ciels étrangers que vous transmettrez dans le cadre de votre demande de regroupement familial (actes authentiques ou décisions judiciaires) doivent normalement être légalisés par les autorités étrangères qui ont émis ces documents, ainsi que par les autorités belges (ambassade ou consulat), sauf application de la procédure simplifiée de l'apostille. La légalisation précède la procédure de reconnaissance des documents. Elle doit se dérouler conformément à l’article 30 du Code de droit international privé. Tous les documents officiels originaux, copies certifiées, tous les extraits de documents et jugements établissant les liens familiaux ou le droit de garde, le divorce ou le mariage non marié doivent être légalisés. Les extraits du casier judiciaire doivent également être légalisés. Une autorisation parentale ou un certificat médical ne doivent par contre pas contenir la légalisation des postes belges.

Le coût de la légalisation varie de pays en pays et est à votre charge. L'arrêté royal du 26 décembre 2015 modifiant les tarifs annexés à la loi du 21 décembre 2013 portant le Code Consulaire établit que le prix de la légalisation par les autorités belges est de 10 euros. Pourtant, en pratique, il est demandé 20 euro par document légalisé.

Certains traités internationaux prévoient également une exemption de légalisation. Pour vérifier si un document doit être légalisé ou muni d'une apostille, consultez le moteur de recherche sur le site des Affaires Étrangères.

La légalisation doit en principe être aussi récente que possible et ne pas être datée de plus de six mois avant l'introduction de la demande.

La demande de légalisation ne doit pas se faire personnellement. Les pièces peuvent être présentées aux autorités compétentes par un membre de la famille, un avocat, un ami, etc.

S'il n'est pas possible de légaliser vos documents, vous devez disposer d'une raison valable et la communiquer au poste diplomatique ainsi qu'à l'OE.

La légalisation a pour objectif d’authentifier la signature et la qualité de la personne qui a délivré le document. Elle ne confère aucune authenticité au contenu du document. Le fonctionnaire authentificateur peut cependant constater un manque de fond par le biais de commentaires. L’examen de la validité du contenu des documents s’opère au travers de la procédure de reconnaissance dans le cadre du dossier de regroupement familial.
. 

En outre, les documents officiels étrangers rédigés dans une autre langue que l’allemand, l’anglais, le français ou le néerlandais devront être traduits par un traducteur juré. Leur traduction certifiée conforme devra être jointe au dossier. A nouveau, le coût de ces traductions varie de pays en pays et est à votre charge.

Logement suffisant

A moins que vous ne soyez dispensé de cette condition, vous devez apporter la preuve que vous disposez d’un « logement suffisant » pour accueillir les membres de votre famille qui souhaitent vous rejoindre en Belgique (article 10 § 2, al. 2 de la loi sur les étrangers).

Le logement doit être suf sant et répondre « aux conditions posées à un immeuble donné en location à titre de résidence principale » en matière de sécurité, de salubrité et d’habitabilité.

La preuve d’un logement suffisant est apportée par la production de l’enregistrement du contrat de bail ou du titre de propriéteé. Si toutefois votre logement a été déclaré insalubre par une autorité compétente ou si votre contrat de bail renseigne spécifiquement qu’il ne peut accueillir plus de personnes que celles que vous souhaitez accueillir ou encore qu'il n'est pas destiné à servir de résidence principale, ces documents ne suffiront pas à établir que vous disposez d’un logement suffisant. 

Assurance maladie

A moins que vous ne soyez dispensé de cette condition, vous devez apporter la preuve que vous bénéficiez d’une assurance maladie couvrant tous les risques médicaux en Belgique pour vous-même et pour les membres de votre famille qui souhaitent vous rejoindre (article 10 § 2, section 2 de la loi sur les étrangers). Cette preuve doit être jointe au dossier de la manière suivante :

• soit une attestation de la mutuelle à laquelle vous êtes affilié confirmant la possibilité d’affilier les membres de votre famille dès leur arrivée sur le territoire belge ;
• soit la preuve que vous avez souscrit une assurance maladie privée couvrant les risques en Belgique pour vous-même et votre famille (durée minimale : 3 mois - couverture minimale : 30.000 €). Vous ne devez pas payer cette assurance privée avant de recevoir la décision octroyant les visas.

Moyens de subsistance stables, réguliers et suffisants 

A moins que vous ne soyez dispensé de cette condition, vous devez apporter la preuve que vous bénéficiez de moyens de subsistance stables, réguliers et suffisants pour subvenir à vos besoins et à ceux des membres de votre famille et ne pas devenir une charge pour les pouvoirs publics (article 10 § 2, al. 3 et 4 de la loi sur les étrangers).

Ces moyens de subsistance doivent être au moins équivalents à 120 % du revenu d’intégration sociale (article 10 § 5, al. 1 de la loi sur les étrangers).  Au 1er septembre 2019, ce montant équivaut à 1.505,789 euro net par mois.

Les régimes d’assistance complémentaire (revenu d’intégration, supplément d’allocations familiales), l’aide sociale financière, les allocations familiales ainsi que les allocations d’insertion professionnelle et l’allocation de transition ne sont pas compris dans le calcul. L’allocation de chômage peut cependant être prise en compte pour autant que vous puissiez prouver que vous recherchez activement du travail (article 10 § 5, al. 2 de la loi sur les étrangers).

Si vous ne remplissez pas la condition de moyens de subsistance, l’Office des étrangers ne pourra pas rejeter d’office la demande. Il devra examiner au cas par cas, en fonction des besoins de la famille, les moyens de subsistance nécessaires afin que vous ne deveniez pas une charge pour les pouvoirs publics. À cette fin, il est conseillé de remettre à l’administration tous les documents et renseignements utiles afin de déterminer les ressources et les besoins de la famille comme vos dépenses mensuelles (article 12bis § 2, al. 4 de la loi sur les étrangers).

En plus de la dispense générale, la condition des moyens de subsistance ne s’applique jamais si le bénéficiaire de protection internationale n’est rejoint que par ses enfants mineurs ou les enfants mineurs de son conjoint (donc également lors de la présentation de la demande après l'année suivant l'octroi de la protection internationale) (article 10 § 2, al. 3 de la loi sur les étrangers).