Le lieu où le travailleur étranger est employé détermine la région compétente pour la demande.

Si l'employeur a plusieurs établissements, c'est la région où l'employé est occupé à titre principal qui est compétente. Si le lieu d'affectation principal ne peut être déterminé, c'est la région dans laquelle se trouve le siège social de la société qui est compétente. Si l'employeur n'a pas de siège social ou d'établissement en Belgique, c'est la région où le salarié exerce ses activités qui est compétente.

La demande s'effectue auprès du service régional compétent :

• En Flandre : Afdeling Tewerkstelling en Competenties, Dienst Economische Migratie
• En Wallonie : Direction de l’Emploi et des Permis de Travail
• En Région de Bruxelles-Capitale : Bruxelles Economie et Emploi, Direction de la migration économique
• En Communauté germanophone : Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft, Abteilung Ausbildung

Les régions reconnaissent mutuellement les permis délivrés par les autres régions. L'admission au travail pour une durée déterminée s'applique à l'emploi pour le même employeur sur l'ensemble du territoire belge.

La demande est présentée par l'employeur à la région compétente avec le formulaire ad hoc et les documents requis. Si le dossier est complet, l'employeur reçoit une décision de recevabilité. C'est le point de départ de la période de traitement, qui dure en principe 120 jours. D'autres délais s'appliquent aux employés spécifiques, comme les détachés intragroupes, les travailleurs saisonniers, les détenteurs de cartes bleues, les chercheurs, certaines catégories de membres de la famille, les stagiaires et les bénévoles.

Si la région accorde la permission de travailler, le dossier est envoyé à l'OE. S'il n'y a pas de décision dans le délai de 120 jours, la décision est automatiquement positive.

La décision d'octroi d'un permis est prise avec une annexe 46 ou une annexe 47 et est notifiée au demandeur par l'OE. L'ambassade ou la commune est informée de la décision : l'ambassade délivre un visa d'office, la commune délivre le permis unique (permis de séjour électronique) lorsque le travailleur se présente. Dans l'attente de la délivrance du permis de séjour électronique, une annexe 49 est délivrée. Elle permet au travailleur de commencer à travailler. La carte de séjour électronique indique si la personne a un accès limité, illimité ou inexistant au marché du travail. La puce de la carte électronique contient également le numéro d'entreprise de l'employeur et le numéro de dossier de la région.

Un permis de travail peut être délivré pour une durée déterminée ou indéterminée.

Durée déterminée

En principe, un permis unique est accordé pour la durée du contrat de travail, et ce pour une durée maximale d'un an. Selon la région, un permis unique de 3 ans est accordé à certains travailleurs, notamment les travailleurs hautement qualifiés et les cadres.

Durée indéterminée

Après avoir travaillé pendant une certaine période, un travailleur peut obtenir un permis de travail à durée indéterminée. Selon les régions, cette période peut être de 2, 3 ou 4 ans. Avec ce permis, le travailleur peut travailler pour n'importe quel employeur dans n'importe quelle fonction. Les résidents d’un autre état membre de longue durée peuvent déjà obtenir un permis de travail permanent après 12 mois de travail en Belgique.

Attention, le fait d'avoir un permis de travail à durée indéterminée ne signifie pas pour autant bénéficier d'un droit de séjour à durée indéterminée. C'est l'Office des étrangers qui décide en la matière.

Si, au cours de la première étape de la procédure, la région refuse l'admission au travail, un recours peut être introduit auprès du ministre compétent. Un recours devant le Conseil d'État contre une décision négative du ministre peut être interjeté dans un délai de 60 jours. Si le dossier est refusé par l'Office des étrangers, un recours peut être introduit auprès du CCE.

Une prolongation s'obtient en adressant une demande à la région compétente, en principe 2 mois à l'avance, mais pratiquement, il est préférable de faire la demande plus tôt. Dans l'attente de la prolongation, une annexe 49 est délivrée. Elle permet à la personne de travailler à condition que la Région ait rendu une décision positive pour l'autorisation de travail, en attendant la décision de l'Office des étrangers sur le séjour. 

En cas de retrait ou de non prolongation d'un permis de travail, le permis de séjour est, en principe, également retiré. Dans la pratique, la personne reçoit alors une annexe 51, permettant de rester sur le territoire pendant 3 mois supplémentaires.